Um sich den rasanten Veränderungen in der Digitalisierung und in den Prozesslieferketten anzupassen, muss eine ERP-Softwarelösung modern und flexibel sein. Regelmäßige Updates bieten zudem eine Vielzahl an Vorteilen, um neue Funktionen und Features optimal für das Unternehmen zu nutzen. Daher gilt es den aktuellen Stand Ihre Unternehmenssoftware zu prüfen und Updates nach Möglichkeit durchzuführen.
In dieser Übersicht beleuchten wir 3 wichtige Themen, die Sie im Rahmen eines Updates – von Microsoft Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central – berücksichtigen sollten.
Einer der häufigsten Gründe, warum Unternehmen ein Softwareupdate in Betracht ziehen, ist die anstehende Support-Abkündigung der aktuell eingesetzten Lösungen. Dabei gibt es eine Vielzahl an Gründen, warum ein Upgrade von Dynamics NAV auf Business Central sinnvoll ist :
Ein Wechsel von Dynamics NAV auf Business Central beinhaltet auch eine Änderung der Lizenzierung. Bei einem Update wird Ihre alte Lizenz in eine neue Business Central Lizenz umgewandelt. Die Unterschiede erklären wir Ihnen im hier:
Während Dynamics NAV zwischen Starter, Extended Pack sowie Full und Limited Usern unterschieden hat, gibt es bei Business Central nur 2 wesentliche Lizenztypen: Essential und Premium User.
Zur Essential-Umgebung gehören die zentralen Funktionen des Finanzwesens und des Unternehmensmanagements. Damit ist Business Central Essential für die meisten Unternehmen/Branchen geeignet. Insbesondere für Unternehmen aus dem Handel und der Dienstleistung sowie für Vereine oder Organe der öffentlichen Verwaltung. Folgende Funktionsbereiche sind im Essential-Paket enthalten: Verwaltung unbegrenzter Unternehmen oder Einheiten / Mehr-Mandantenfähigkeit, Finanzmanagement (Finanz- & Anlagenbuchhaltung), Budget- & Bankmanagement, Supply Chain Management und Vertriebssteuerung (Einkauf, Verkauf, Lagerwirtschaft), CRM und Marketing, Projektmanagement, Personal, Reporting und Analysefunktionen.
Unternehmen aus der Industrie und dem produzierenden Gewerbe sowie aus der Vollbringung von Servicedienstleistungen – rund um Artikel und Ressourcen, finden sich in der Premium-Umgebung von Business Central wieder und können zusätzlich zu den Funktionen aus dem Essential-Bereich auch Service Management sowie Fertigung & Produktion nutzen.
Bisher waren Dynamics NAV User sogenannte „Concurrent Nutzer“, bei denen eine Lizenz auch mehreren Personen zugeordnet werden konnte. Dies ist im Business Central Bereich nicht mehr möglich. Im neuen „Named User Model“ benötigt jeder Benutzer eine eigene Lizenz, was bei vielen Unternehmen auch unter NAV der Fall ist.
Um bei Bedarf die Anzahl an Named Usern zu erweitern, bietet Microsoft aktuell attraktive Update-Aktionen für Dynamics NAV Kunden an. Zur Zeit stehen „Bridge to the Cloud 2“ sowie die „Cloud Ready“ Promotion zur Auswahl. Welche Aktion sich für Sie lohnt, muss individuell betrachtet werden, wobei wir Sie gerne beraten.
Neben den Essential und den Premium Usern gibt es zusätzlich noch Team Member sowie Device Lizenzen. Auch hier beraten wir Sie gerne, um mit Ihnen gemeinsam die notwendigen Lizenzen zu identifizieren und zu lizensieren.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass die viele Unternehmen von Dynamics NAV on Premise auf Business Central in der Cloud umsteigen bzw. updaten (Gründe siehe oben). Das bedeutet, dass auch die Infrastruktur komplett in der Microsoft Cloud gehostet wird, wodurch Anschaffungskosten für Server sowie Kosten für das Einrichten und die Absicherung der Umgebung (vor Cyber-Angriffen) entfallen.
Die Microsoft Azure-Region „Deutschland Mitte“ umfasst zwei Rechenzentren, die sich beide in Frankfurt am Main befinden. Diese Rechenzentren sind speziell darauf ausgelegt, die Anforderungen des deutschen Datenschutzes zu erfüllen und sind physisch sowie logisch von anderen Azure-Rechenzentren getrennt. Microsoft arbeitet mit deutschen Daten-Treuhandpartnern zusammen, um sicherzustellen, dass die Datenhoheit in Deutschland liegt und die deutschen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Selbstverständlich können Sie Business Central auch weiterhin On Premise betreiben oder in einem anderen Rechenzentrum Ihrer Wahl.
Wer begleitet bei Ihnen intern das Projekt? Gibt es einen Projekt-Verantwortlichen als Ansprechpartner, der alle Bereiche überwacht? Gibt es einen Zeitplan, der aufgrund von Geschäftsjahresabschluss oder Pick-Projektzeiten eingehalten werden muss?
Ob Sie Business Central in der Cloud oder On Premise nutzen möchten, entscheiden Sie. Die Vorteile der Lösungen haben wir Ihnen weiter oben im Text vorgestellt.
Wenn Sie bereits Microsoft Office Produkte in der Cloud verwenden, wird Business Central innerhalb Ihrer Microsoft Umgebung lizensiert, sodass Sie alle Vorteile einer integrierten Umgebung nutzen können. Dazu wird lediglich Ihre Unternehmens-Tenant-ID benötigt, welche Sie in Ihrem Admin Center finden.
Lassen Sie sich lizenztechnisch von uns beraten. Klären Sie, wie viele User in Ihrer Datenbank arbeiten. Prüfen Sie mit Ihrem Partner, ob es einen Konflikt zwischen dem Concurrent User und dem Business Central Named User Konzept gibt. Darüber hinaus muss der interne Projektverantwortliche definieren, welche Rolle welcher Mitarbeiter ausübt und welche Rechte dieser zugewiesen bekommen soll. Es sollte weiterhin geprüft werden, ob Rechte eventuell eingeschränkt werden müssen und wer für die Rechtevergabe verantwortlich ist.
Stellen Sie gemeinsam mit Ihrem Partner sicher, ob Sie Erweiterungen von Drittpartnern im Einsatz haben. Gibt es diese Erweiterung auch für Business Central? Es sollte auch geklärt werden, wie die Lizenzumwandlung auf Business Central durchgeführt werden kann.
Falls es individuelle Anpassungen in Ihrer Umgebung gibt, sollte mit Ihrem Partner – im Rahmen eines Workshops, die individuelle Anpassung aufgenommen und geklärt werden, ob der Business Central Standard inzwischen diese Anforderung abdeckt. Falls nicht, sollte geprüft werden, ob es dafür eine standardisierte App gibt oder ob die individuelle Anpassung erneut entwickelt werden muss. In diesem Falle wird für Sie eine Erweiterung entsprechend der aktuellen Microsoft Richtlinien programmiert, sodass dies regelmäßig und mit minimalem Aufwand auf die neuste Version upgedated werden kann.
Nutzen Sie Drittsysteme, die per Schnittstelle Daten an Ihre aktuelle Softwarelösung senden oder von ihr empfangen? Dann muss diese Schnittstelle mit der sogenannten API Technologie (Application Programming Interface) an Business Central angebunden werden. Vorab gilt es die Schnittstelle zu definieren und zu schauen, in welchem Bereich von Business Central die Schnittstelle greifen muss.
Wenn Sie sich für Business Central in der Cloud entscheiden, müssen Sie abgrenzen, welche Systemvoraussetzung eventuell für die Clients anfallen. Klären Sie Fragen wie Sie z. B. Ihre E-Mails empfangen. Nutzen Sie bereits Microsoft Exchange? Soll die E-Mail-Protokollierung laufen? Usw.
Planen Sie rechtzeitig interne Ressourcen für das Update-Projekt ein und erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Partner einen Zeitplan. Führen Sie zusammen einen Workshop durch, in dem es folgende Punkte zu identifizieren sind:
Neuaufsetzen oder Migration
Soll die Migration von Dynamics NAV auf Business Central durchgeführt oder eine neue Datenbank unter Business Central aufgesetzt werden? Eine neue Datenbank hat die Vorteile, dass Sie „Altlasten“ besser loswerden können. In der Regel ist das Neuaufsetzen projekttechnisch „einfacher“ zu realisieren, als eine Migration über mehrere NAV Versionen. Ein Nachteil ist, dass die Altdaten im alten System bleiben und Sie für Auswertungen oder Vergleiche zusätzlich in die „alte“ Lösung reinschauen müssten. Welche Variante für Sie in Frage kommt, klären wir gerne gemeinsam mit Ihnen.
Datenübernahme
Beim Neuaufsetzen gilt es auch die Datenübernahme zu planen. Welche Daten müssen übernommen werden? In der Regel geht man von Debitoren, Kreditoren, offenen Posten, Kontenrahmen, Sachkonten etc. aus. Bewegungsdaten zu übernehmen, erfordert einen höheren Aufwand und muss von Projekt zu Projekt individuell betrachten werden. Jedoch ist jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Dubletten zu korrigieren und seine Stammdaten auf ein höheres Qualitätslevel zu bringen.
Wertschöpfungsprozess
Was sind Ihre wertschöpfenden Prozesse? Was löst diesen Prozess aus (z.B. Kunde schreibt E-Mail/ruft an etc.)? Was passiert anschließend? Erstellen Sie eine logische Abfolge Ihrer Prozesse. Wo gibt es aktuell Schwierigkeiten, was könnte verbessert werden und was läuft gut? An welcher Stelle werden welche Informationen für den Prozessschritt benötigt und erfasst? Was ist sinnvoll, was doppelt oder gar überflüssig? Fragen, die Sie stets im Hinterkopf haben sollten. Anhand dieser Prozess-Abfolge findet der Workshop statt, in dem gemeinsam geschaut wird, wie der Business Central Standard Ihre Anforderungen umsetzen kann und wo ggf. eine App oder eine individuelle Anforderung notwendig ist.
Nichts geht ohne Belege
Sammeln Sie sämtliche Belege in Ihrem Unternehmen – aus allen Bereichen. Identifizieren Sie welche Belege Sie intern WIRKLICH nutzen (z.B. Angebot, Auftragsbestätigung, Kommissionierung, Rechnung, Einkaufsanfrage, Einkaufsbestellung, etc.). Enthalten die Belege alle relevanten Informationen? Müssen Belege inhaltlich oder optisch angepasst werden? Für Belegdesign setzen wir auf spezielle Werkzeug. Sprechen Sie uns gerne an.
Auswertungen – schwarz auf weiß
Prüfen Sie, welche Auswertungen, Berichte und Reports Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich benötigen? Wie sehen diese aus und enthalten sie die notwendigen Informationen? Gibt es Berichte, die darüber hinaus gehen oder zukünftig erforderlich sind?
Sichern von Alt-Daten
Sichern Sie alle wichtigen Daten vor dem Upgrade. Stellen Sie sicher, dass Sie eine vollständige Sicherungskopie haben, um diese im Notfall wiederherstellen zu können.
Schulungskonzept
Sollen alle Mitarbeiter geschult werden oder verfolgen Sie das Key User Konzept – was insbesondere bei vielen Mitarbeiten sinnvoll ist. Hierbei werden einzelne Mitarbeiter intensiv geschult, um das erlernte Wissen anschließend weiterzuvermitteln. Die Mitarbeiter erhalten eine Oberflächenschulung, damit Sie sich an die neue Umgebung und Bedienung gewönnen. Mitarbeiter, die bereits mit Dynamics NAV gearbeitet haben, finden sich in der Regel schnell in der neuen Umgebung zurecht und schätzen das neue, intuitive Design. Die Schulungen erfolgen zudem nach Abteilungen und Anwendungen (z.B. Finanzbuchhaltung, Verkauf, Einkauf, Produktion, Lagermanagement, Lohnbereich etc.). Außerdem erhalten der Admin und/oder der Projektleiter eine Adminschulung mit den entsprechenden Userrechten.
Testen, testen, testen
Nach der Schulung geht es in die Testphase. Es gilt sämtliche wichtigen User-cases Ihres Unternehmens zu testen und zu prüfen, ob der wertschöpfende Prozess durchgeführt werden kann. Wo gibt es Stolpersteine, Hindernisse und was kann optimiert werden?
Es wird ernst
Nach der Testphase geht es in den Echtstart – der „Schalter wird nun umgelegt“. Ab diesem Zeitpunkt arbeiten alle Benutzer auf der neusten Umgebung. Je nach Zeitplan müssen ggf. in der Finanzbuchhaltung Daten nacherfasst werden. Bei Ihrem Echtstart begleiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter selbstverständlich, damit ein möglichst reibungsloser Ablauf stattfinden kann.
Wenn Sie es bis hier geschafft haben: Herzlichen Glückwunsch – Sie arbeiten jetzt mit einer zukunftsfähigen und flexiblen ERP-Lösung.
Sie interessieren sich für ein Update von Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics 365 Business Central ? Sie möchten das System gerne live sehen oder für einen Monat testen? Dann können Sie hier direkt einen Termin buchen! Selbstverständlich können Sie uns auch direkt anrufen, eine E-Mail schreiben oder Sie nutzen das untenstehende Kontaktformular. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
